Metode Pengorganisasian Pekerjaan Kantor – Organizing merupakan hal yang penting dalam mengembangkan perusahaan khususnya dalam mengalokasikan sumberdaya kantor yang terintegrasi. Dalam kaitannya adalah menentukan personil yang melaksanakan fungsi dari struktur organisasi. Membuat struktur organisasi sangat tergantung dengan metode manajemen apa yang sedang diterapkan di dalam kantor. berikut adalah Metode Pengorganisasian Pekerjaan Kantor menurut Maryati, yaitu:
Baca informasi tentang: Waralaba Makanan Jepang yang Menciptakan Peluang Usaha
Metode Pengorganisasian Pekerjaan Kantor
secara umum struktur organisasi perusahaan meliputi direktur utama yang di bawahnya terdapat beberapa bagian yaitu Bagian keuangan, bagian produksi, bagian pemasaran, bagian personalia dan bagian administrasi. selanjutnya dalam membuat struktur organisasi kantor sangat dipengaruhi bagimana sebuah perusahaan menempatkan manajemen perkantoran tersebut. Kalau secara khusus, organisasi kantor dipimpin oleh Manajer kantor yang dibawahnya didukung peran dari; pertama, divisi fasilitas fisik yaitu yang bertanggung jawab atas peralatan kantor, pengadaan dan pemeliharaan serta termasuk yang berhubungan dengan lingkungan kantor. Kedua, divisi servis yaitu yang bertanggungjawab pada kegiatan pengarsipan, pelayanan dan membantu bagian lainnya. Ketiga, divisi pengawasan kantor yaitu yang bertanggungjawab pada sistem pengawasan prosedur dan standarisasi. Keempat, personil kantor yaitu membantu bagian SDM dalam penempatan kerja, administrasi gaji dan kesejahteraan pekerja.
Baca juga tentang: Informasi Waralaba Makanan Jepang Terbaik di Indonesia tahun 2017
Saat ini pekerjaan kantor mengalami kompleksitas permasalahan yang disebabkan oleh kebutuhan dalam mengembangkan sebuah perusahaan seperti bagian satu melibatkan juga bagian yang lainnya, seperti halnya sebuah satu kesatuan yang menuntut semuanya menjadi terintegrasi. Untuk itu diperlukan mengorganisasikan perkerjaan agar semua pekerjaan yang terkait satu dengan yang lainnya berjalan lancar. berikut adalah metode pengorganisasian pekerjaan kantor menurut Maryati, yaitu
1. Sentralisasi
Sentralisasi berarti terpusat yang mencakup semua kegiatan administrasi perkantoran dipimpin oleh satu manager. biasanya perusahaan besar menggunakan metode ini untuk menjalankan kegiatan usahanya. misalnya kegiatan pengarsipan surat seluruh bagian perusahaan dilaksanakan di bagian arsip. Metode ini memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri bila diterapkan di masing-masing kantor. Kelebihan Sentralisasi yaitu pengawasan administrasi lebih mudah karena dapat dikendalikan dari satu bagian, penggunaan mesin menjadi optimal karena satu peralatan digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan, metode yang dapat diterapkan secara seragam, karyawan menjadi ahli di bidangnya karena hanya mengerjakan satu pekerjaan saja. Namun sentralisasi juga memiliki kekurangan, yaitu penumpukan pekerjaan di satu bagian sehingga berlarut-larut, tergantung pada satu bagian dan jika letak divisi berjauhan akan sulit sentralisasi dilaksanakan.
2. Desentraliasasi
Desentralisasi merupakan lawan kata dari sentralisasi yang berarti kegiatan administrasi perkantoran diserahkan ke manajer fungsional sehingga kegiatan perkantoran dilaksanakan oleh masing-masing bagian dan dipimpin oleh manajer fungsional. Apabila organisasi berjauhan dari segi lokasi, maka metode ini sangat cocok untuk diterapkan dengan karakteristik kemandirian masing-masing bagian. namun desentralisasi memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan, kelebihannya adalah urutan pekerjaan bisa dilakukan dengan skala prioritas dengan tingkan kepentingan masing-masing bagian, hemat waktu dan tidak harus berlarut-larut, setiap karyawan bisa mengerjakan pekerjaan yang harus dikerjakan dalam kantor. kelemahannya yaitu pengawasan kurang optimal, penggunaan peralatan kurang optimal dan tidak ada keseragaman kerja.
baca juga artikel sebelumya: prinsip anggaran kantor untuk mengendalikan biaya
bahan artikel ini terdapat di dalam Maryati, manajemen perkantoran efektif, UPP STIM YKPN: jogjakarta, 2014